Der er ingen der nyder, at sidde i et timelangt møde. Hvor man ikke rigtigt føler At man kommer nogen vegne. Vi kommer ikke udenom At flere møder er nødvendige, at have?, men hvor ville det, men være rart Hvis møderne var hurtige og effektive! Alle kender følelsen af, at sidde og trille tommelfingre i et timelangt møde. Hvor alle deltagere efterfølgende har svært ved, at svare på. Hvad man egentligt fik ud af det. Det er en enorm skam Da det har en helt masse negative effekter.
For det første Så er tid selvfølgeligt penge i et firma Hvis 10 medarbejdere bruger 4 timer om ugen på ineffektive møder Så svarer det til, at have en fuldtidsansat der ingenting laver, men stadig får fuld løn Hvis du ikke ville tøve med, at fyre en medarbejder der var så ineffektiv. Hvorfor tillader du ineffektive møder. Der koster dig det samme i sidste ende?
flere svarer på det spørgsmål ved, at sige At de ganske enkelt ikke ved. Hvordan de løser problemerne omkring møder. Det er, da heller ikke særligt overraskende; Hvor flere mennesker har lært hvordan møder holdes effektivt? Det er ikke et emne jeg har set på et eneste skoleskema. Alligevel tror alle de ved hvad de har gang i. Når de inviterer til et møde. Vi går rundt og tror At et møde er, så simpelt og ligetil At vi ikke behøver, at planlægge det. Det er denne uvished og mangel på forberedelse der fører til de lange og ineffektive møder der findes i stort set alle virksomheder i dag.
Men hvordan planlægger man, så et hurtigt og effektivt møde? Det er en ganske strømlinet proces. Det første du skal gøre er At automatisere, så meget af planlægningen som muligt. Der spildes oceaner af tid på, at finde ledige mødelokaler og finde et tidspunkt. Hvor alle inviterede deltagere kan møde op på samme tid. Ved, at benytte software til mødeplanlægning bliver disse problemer løst ganske effektivt. Der holdes helt automatisk styr på mødelokalernes ledighed og computeren klarer koordinationen.
Det næste du skal gøre er At udpege én person. Der har ansvar for mødet. Det er vigtigt, at det kun er et enkelt individ Så der ikke er nogen som helst mulighed for At ting falder imellem revnerne; Vedkommende kan selvfølgeligt få hjælp til det hele. Pointen er blot At de har ansvaret for At tingene bliver gjort.
Den vigtigste ting i den sammenhæng er At alle møder har en klar dagsorden. Et møde er altid effektivt Hvis det resulterer i, at en liste med spørgsmål. Der er skrevet før mødet blev afholdt. Er blevet besvaret efter mødet. Sidst Men ikke mindst Så skal der altid sættes en stram deadline for mødet. Prøv, så vidt muligt, at begrænse møder til, at vare under 1 time Hvis nogle punkter kræver mere tid Så arranger et møde specifikt til de områder. På et senere tidspunkt.