Der er ingen der nyder at sidde i et timelangt møde, hvor man ikke rigtigt føler, at man kommer nogen vegne. Vi kommer ikke udenom, at mange møder er nødvendige at have – men hvor ville det dog være rart, hvis møderne var hurtige og effektive! Alle kender følelsen af at sidde og trille tommelfingre i et timelangt møde, hvor alle deltagere efterfølgende har svært ved at svare på, hvad man egentligt fik ud af det. Det er en enorm skam, da det har en helt masse negative effekter.
For det første, så er tid selvfølgeligt penge i et firma. Hvis 10 medarbejdere bruger 4 timer om ugen på ineffektive møder, så svarer det altså til at have en fuldtidsansat der ingenting laver men stadig får fuld løn. Hvis du ikke ville tøve med at fyre en medarbejder der var så ineffektiv, hvorfor tillader du ineffektive møder, der koster dig det samme i sidste ende?
Mange svarer på det spørgsmål ved at sige, at de ganske enkelt ikke ved, hvordan de løser problemerne omkring møder. Det er da heller ikke særligt overraskende: hvor mange mennesker har lært hvordan møder holdes effektivt? Det er ikke et emne jeg har set på et eneste skoleskema. Alligevel tror alle de ved hvad de har gang i, når de inviterer til et møde. Vi går rundt og tror, at et møde er så simpelt og ligetil, at vi ikke behøver at planlægge det. Det er denne uvished og mangel på forberedelse der fører til de lange og ineffektive møder der findes i stort set alle virksomheder i dag.
Men hvordan planlægger man så et hurtigt og effektivt møde? Det er faktisk en ganske strømlinet proces. Det første du skal gøre er, at automatisere så meget af planlægningen som muligt. Der spildes oceaner af tid på at finde ledige mødelokaler og finde et tidspunkt, hvor alle inviterede deltagere kan møde op på samme tid. Ved at benytte software til mødeplanlægning bliver disse problemer løst ganske effektivt. Der holdes helt automatisk styr på mødelokalernes ledighed og computeren klarer koordinationen.
Det næste du skal gøre er, at udpege én person, der har ansvar for mødet. Det er vigtigt at det kun er et enkelt individ, så der ikke er nogen som helst mulighed for, at ting falder imellem revnerne. Vedkommende kan selvfølgeligt få hjælp til det hele: pointen er blot, at de har ansvaret for, at tingene bliver gjort.
Den vigtigste ting i den sammenhæng er, at alle møder har en klar dagsorden. Et møde er altid effektivt, hvis det resulterer i at en liste med spørgsmål, der er skrevet før mødet blev afholdt, er blevet besvaret efter mødet. Sidst, men ikke mindst, så skal der altid sættes en stram deadline for mødet. Prøv så vidt muligt at begrænse møder til at vare under 1 time. Hvis nogle punkter kræver mere tid, så arranger et møde specifikt til de områder, på et senere tidspunkt.
